Wie Sie Kunden qualifizieren, um zufriedener zu arbeiten und mehr Umsatz zu generieren

Kunden qualifzieren

Als Kreative oder Kreativer ist Zeit Ihre wichtigste Ressource, wenn es um das Geld verdienen geht. Jede Stunde, die Sie nicht abrechnen können, kostet Sie bares Geld. Das gilt auch, wenn Sie statt in Stunden in Tagen oder Wochen abrechnen. Selbst wenn Sie Ihre Projekte pauschal budgetieren oder fest bepreiste Leistungen anbieten, ist jede Minute für Sie wertvoll.

Aber dieser Artikel dreht sich nicht um Ihre Selbstorganisation. In diesem Artikel geht es um das „besser anfangen“ – Motto der Vlow! 2016. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, warum Sie Ihre potentiellen Kunden qualifizieren sollten und wie Sie das heute noch Schritt für Schritt einrichten. So können Sie fokussierter und professioneller bessere Kunden annehmen und schlecht passende Interessenten schon frühzeitig erkennen und ablehnen.

Sind Sie bereit? Los geht’s!

Niemand hat die Absicht eine Mauer zu bauen

Nun, eigentlich schon. Der großartige Nordamerikaner Kai Davis, der uns bei diesem Artikel unterstützt, sagt:

Wenn Sie Ihre Interessenten qualifizieren, bauen Sie eine Mauer zwischen sich und den Trittbrettfahrern, Cholerikern und Sparfüchsen da draußen.

Ihre Mauer der Qualifizierung macht es schlecht zu Ihnen passenden Interessenten – solche, die keine Lust, kein Geld, keine Zeit oder keine angenehme Persönlichkeit haben – schwer, Ihnen die Zeit, Geld und Nerven zu stehlen.

Mauer zwischen Ihnen und schlechten Kunden
Ein hübscher Burggraben hält genau wie Ihre Mauer nicht willkommene Personen fern.

Wahrscheinlich qualifizieren Sie auch jetzt schon Ihre Interessenten – zumindest ein wenig, oder? Sie führen ja nicht mit jedem, der sich bei Ihnen meldet, ein kostenloses Erstgespräch, oder? Oder tun Sie es vielleicht doch – und beißen sich regelmäßig in den Hintern, weil Sie wieder Ihre Zeit mit kaffeetrinkenden Trittbrettfahrern vergeudet haben, statt Umsatz zu machen oder etwas anderes Schönes zu tun?

Also: Durch einen klaren Qualifizierungsprozess machen Sie es schlecht passenden Interessenten einfach, sich als solche zu outen. Im Gegenzug werden Sie großartige Kunden sehr schnell erkennen und können diesen Ihre besondere Aufmerksamkeit widmen.

Beispiel Arztpraxis

Sehen wir uns eine einfache Qualifizierung aus der Praxis an, die wir alle kennen: Aus Ihrer Arztpraxis des Vertrauens.

Um bei Ihrem Arzt oder bei Ihrer Ärztin einen Termin zu ergattern, werden Sie zuerst dort anrufen müssen. Dort sagt man Ihnen dann, dass der nächste Termin in 12 Wochen – oder ähnlich – sei, falls Ihnen nicht gerade akut ein Körperteil abfällt. Sie bestätigen natürlich den Termin in 12 Wochen, denn der Arzt ist schließlich bis dahin beschäftigt. Die Arzthelfer am Telefon wird Sie bitten ein Online – Formular auszufüllen und im Vorab zu mailen oder dieses mit zum Termin zu bringen. Gewissenshaft wie Sie sind füllen Sie den Fragebogen aus und beschreiben Ihre Probleme, Auffälligkeiten, Medikamente die Sie nehmen, Leiden die Sie haben und beantworten weitere Fragen. Am Tag des Termins kommen Sie pünktlich, Ihr Arzt sieht sich Ihre Antworten an, stellt tiefergehende Fragen und stellt seine Diagnose. Danach wird er eine Behandlung für Ihr Problem vorschlagen.

Sind Sie verwirrt? Fragen Sie sich jetzt, was dieses Beispiel soll? Haben Sie bitte noch einen Augenblick Geduld mit uns. Sehen wir uns doch einmal die interessanten Details des beschriebenen Prozesses an:

Beim Anrufen in der Praxis wurde Ihnen erst einmal kommuniziert, dass der Arzt beschäftigt sei und nicht sofort verfügbar. Zum einen wird Ihre Erwartung in Sachen Zeitrahmen so zum Vorteil des Arztes korrigiert, zum anderen positioniert sich der Arzt als beschäftigter Profi, der nicht wahllos sofort jedem Patienten hinterherhecheln muss.

Sogar wenn Sie alleine von zu Hause arbeiten und mehr Zeit haben, als Ihnen lieb ist, weil Sie keine Kunden haben, sollten Sie das nicht so kommunizieren. Damit brocken Sie sich nur eine schlechte Verhandlungsbasis ein. Außerdem schützen Sie sich so vor Kunden, bei denen „alles brennt“ und etwas „unbedingt heute“ erledigt werden muss, weil man „in einer Krise“ stecke.

Typische Arbeitskleidung im Home Office
Typische Arbeitskleidung im Home Office – nicht wahr?

Kunden, die in Krisen stecken, sind der Erfahrung nach nicht die besten Kunden. Häufig haben solche Kunden auch jede Woche eine andere Krise, die Ihnen Zeit und Nerven stiehlt und Ihre Tage durcheinanderbringt.

Nachdem Sie Ihren Termin hatten, wurden Sie vom Arzthelfer oder der Arzthelferin gebeten, einen Fragebogen auszufüllen. Auch Sie als Kreativer oder Kreative sollten Ihren Interessenten drei bis fünf Fragen stellen, um mehr über das Geschäft, den Zeitrahmen, das Problem, warum Sie wohl die richtige Person für die Lösung seien und die liquiden Mittel des Interessenten herauszufinden.

Ihr Vorteil ist, dass der Interessent vorbereitet zum Erstgespräch erscheinen wird. Er wird sich bereits Gedanken gemacht haben, was eigentlich sein Problem und die Lösung sind – das muss nicht immer richtig sein, dass herauszufinden ist Ihr Job in der Rolle des Beraters, aber es hilft – und nimmt sich Zeit zu verstehen, warum man mit Ihnen eigentlich zusammenarbeiten will.

Ihr Interessent sollte auf diese Fragen einfach per Email antworten. An den Antworten können Sie ablesen, ob der Interessent überhaupt als Kunde passen könnte – sei es wegen dem Inhalt oder der Form der Antworten. Ein Tipp: Schale Stichworte, halbherzige Halbsätze oder unmotiviertes Unausgefülltes zeichnen nie gut passende Kunden aus – eher im Gegenteil.

Ein zusätzlicher Vorteil dieser Qualifizierungsfragen: Sie können im Erstgespräch gleich voll starten und müssen nicht erst die Formalien und Basics mühsam abklopfen. Das spart Zeit für die wichtigen Fragen.

So richten Sie noch heute Ihren Prozess für die Qualifizierung Ihrer Interessenten ein

Wenn Sie die Qualifizierung Ihrer Kunden mit einem System angehen, machen Sie es sich und Ihren Interessenten einfacher. Interessenten können einfach einem klaren, von Anfang an kommunizierten Pfad folgen, um mit Ihnen zu arbeiten. Für eine Webdesignerin könnte die Qualifizierung der Interessenten so aussehen:

  1. Interessent füllt ein Kontaktformular auf der Website der Webdesignerin aus
  2. Erhalt und Antwort auf die Qualifizierungsfragen
  3. Wenn der Interessent passt: Vereinbarung eines Erstgespräches per Videotelefonie
  4. Erstgespräch führen. Bestätigt sich der gute Eindruck des Interessenten: Weiteres Vorgehen empfehlen und Interessenten zu zahlendem Kunden machen

Aufgabe jeder dieser Schritte ist es, es den Interessenten so einfach wie möglich zu machen sich als schlecht passender Interessent oder als großartiger zukünftiger Kunde zu outen. Großartige Kunden springen gerne über die kleinen Hürden Ihres professionellen, systematischen Vorgehens. Diese Professionalität mindert auch das wahrgenommene Risiko der Interessenten mit Ihnen zu arbeiten – und das vergrößert das erreichbare Auftragsvolumen.

Visualisieren wir das Ganze – so sehen die einzelnen Schritte des Prozesses aus:

Kundenqualifizierung Flow
So könnten die einzelnen Schritte in Ihrem Qualifizierungsprozess aussehen.

Ist das Ihnen noch zu abstrakt? Na gut, wir lassen die Hosen herunter: Ich, Franz Sauerstein, zeige wie der Prozess bei Xciting Webdesign, der Agentur für mittelständische Unternehmen, die mehr Umsatz online generieren wollen, momentan aussieht. Lassen Sie sich inspirieren – bei uns funktioniert es gut.

Das Anfrageformular

Das Formular für die erste Kundenanfrage halten wir ganz einfach. Die meisten unserer Kunden kommen über unser aufgebautes Publikum, „Neue“ füllen aber dieses einfache Formular auf der Startseite aus:

Anfrageformular Startseite Xciting Webdesign
Ein einfaches Anfrageformular mit Name, Emailadresse und einem Freifeld genügt.

Email mit Qualifizierungsfragen

Hat der potentielle Kunde das Formular ausgefüllt, schicken wir sehr zügig eine Email mit quantifizierenden Fragen.  Mit Plugins wie Gravity Forms oder der Emailmarketingsoftware getdrip.com kann man dies auch automatisieren.

Die Email sieht so aus:

Qualifizierungsfragen

Diese und weitere Emails für den Qualifzierungsprozess habe ich Ihnen in Textdateien gespeichert und zusammengestellt. Sie können Sie hier herunterladen:

Laden Sie die 3 Emailvorlagen herunter:

Der potentielle Kunde passt? Super – vereinbaren Sie einen Termin

Wenn der Interessent als passend erscheint, können Sie ihn zu einem halbstündigem, kostenfreien Erstgespräch einladen, um Motivationen und Ziele hinter dem Projekt zu klären und eine mögliche Zusammenarbeit zu besprechen.

Wenn der Kunde nicht passt – weil die Antworten zum Beispiel unmotiviert sind – können Sie auch einen bezahlten Anruf mit einem Service wie clarity.fm anbieten.

Wenn der Kunde aber passt, könnte eine Email so aussehen:

Termin vereinbaren

Ich benutze den Service calendly, um Interessenten die Möglichkeit zu geben sich sofort passende Termine in meinem Kalender zu reservieren. Eine große Zeitersparnis für beide Seiten!

Das Erstgespräch

Ist das Erstgespräch vereinbart, müssen Sie es natürlich halten. Ich mache das gerne per Videoanruf – man baut schneller Vertrauen auf beiden Seiten auf und versteht sich inhaltlich besser.

Ich habe meistens nach einem Erstgespräch einen Anschlusstermin – der Interessent bestimmt auch. Deswegen weiße ich darauf hin, dass ich auf die Zeit achten werde (und warum) und sage dem Interessenten, dass ich eine Anzahl an Fragen vorbereitet habe, um das Projekt, die Motivation und die Ziele gut umreißen zu können.

Das könnten zum Beispiel diese Fragen sein:

  • Wie verdient Ihr Unternehmen Geld?
  • Um was soll es bei diesem Projekt gehen und bis wann muss es fertig sein?
  • Wie kam es zu dem Projekt? Was ist das geschäftliche Problem, welches das Projekt löst?
  • Welche Auswirkungen hat das Problem auf Ihr Geschäft?
  • Welche Opportunitätskosten oder Risiken entstehen durch das Problem?
  • Was könnte schiefgehen, wenn das Problem bestehen bleibt?
  • Welche Auswirkungen wird die Problemlösung haben?
  • Warum denkt Sie, dass ich die richtige Person für das Projekt bin?
  • Welche Ihrer Fragen sind offen?

Vergessen Sie nicht, die Antworten Ihres potentiellen Kunden zu protokollieren. Sie werden Sie in Zukunft sicherlich brauchen.

Der Abschluss: Machen Sie den Interessenten zum Kunden

Ist das Erstgespräch gut gelaufen, schicken Sie dem Interessenten eine Email mit den angekündigten Varianten, wie Sie zusammen arbeiten können.

Bei meinen Kunden ist das meistens eine Ideenschmiede – ein bezahlter Konzeptworkshop, aus dem dann ein Strategiereport mit Angebot und Entwurf für den Kunden entsteht. Die Email dazu sieht so aus:

Angebot Ideenschmiede

Der Interessent muss sich nur noch für ein Datum entscheiden, bekommt die Rechnung und ist damit Ihr Kunde. Glückwunsch!

Mit einem System sparen Sie Geld, Zeit und Nerven

Ein System wie dieses ist ein guter Ansatz, um Zeit, Geld und Nerven zu sparen. Schreiben Sie einmal die Vorlagen für die Beantwortung Ihrer Anfragen – im Zweifelsfall müssen Sie diese nur minimal anpassen.

Ein toller Nebeneffekt: Sobald Sie einmal ein System haben, können Sie es ständig und in kleinen Schritten weiter verbessern.

Ihr Kunde hat die Gewissheit, dass er in guten Händen ist – schließlich arbeiten Sie mit systematisch, ordentlich, erprobt und erfahren.

Durch das System wird damit eine gute Beziehung zum potentiellen Kunden von Anfang an aufgebaut, da die immer gleich bleibenden Arbeiten automatisiert sind. Dadurch haben Sie Zeit sich um die wichtigeren Dinge zu kümmern.  Der potentielle Kunde bekommt den starken Eindruck: „Diese Person weiß was sie tut und hat ein System, ist gefragt und beschäftigt. Mit dieser Person zusammen zu arbeiten wird sich lohnen.“

Und ist das nicht ein klasse erster Eindruck?

Viel Spaß beim Umsetzen! Falls Sie Fragen haben, können Sie diese jederzeit in den Kommentaren stellen.

Autor: Franz Sauerstein

Franz Sauerstein schreibt für die Vlow! 2016 über Themen für Grafikdesigner und Architektinnen, Szenografen, Fotografinnen, Audio/Video-Gestalter und Führungskräfte aus den Bereichen Branding, Marketing und Werbung. Er selbst ist Berater, Moderator und Trainer und hilft mittelständischen Unternehmen online dramatisch mehr Umsatz zu generieren.

2 Gedanken zu „Wie Sie Kunden qualifizieren, um zufriedener zu arbeiten und mehr Umsatz zu generieren“

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