Die definitive Anleitung für jeden Kongress: So holen Sie am meisten für sich heraus

Die definitive Anleitung für jeden Kongress So holen Sie am meisten für sich heraus

Wer auf einen Kongress geht, hat bestimmte Ziele. Es geht darum Neues zu lernen und neue Menschen zu treffen, seien es Kunden, Partner oder Auftragnehmer – und auch der Spaß soll nicht zu kurz kommen.

Aber wie macht man das? Für alle, die sich ein bisschen Unterstützung wünschen, ist dieser Artikel gedacht. Aber natürlich auch für alle, die etwas Neues lernen möchten. Dieser Artikel zeigt, wie Sie sich effektiv auf Vlow! oder jede andere Konferenz vorbereiten, wie Sie das Beste aus der Konferenz selbst herausholen, und wie Sie das dabei Gelernte im Nachgang erfolgreich anwenden.

1. Vor dem Kongress: So bereiten Sie sich darauf vor

Auch wenn es im ersten Moment vielleicht nicht offensichtlich ist: eine gezielte Vorbereitung auf einen Kongress kann Ihnen später auf dem Event viel Zeit und Stress ersparen. Mit ein bisschen Vorbereitung gehen Sie organisiert und mit einem festgelegten Plan in den Kongress – und kommen dabei gleich professionnel rüber.

1.1 Studieren Sie das Programm

Definieren Sie also zunächst für sich, warum Sie zu diesem Kongress gehen, und welche Themengebiete für Sie die wichtigsten sind. Vielleicht haben Sie Fragen die in konkreten Vorträgen beantwortet werden können. Oder Sie spielen schon länger mit dem Gedanken, einen neuen Prozess in Ihrem Unternehmen umzusetzen, und die Konferenz bietet genau zu diesem Thema einen Vortrag.

Gehen Sie das Programm durch und markieren Sie die interessantesten Vorträge und Events. Notieren Sie sich die Fragestellungen von denen Sie hoffen, dass sie bei den Vorträgen beantwortet werden. Sollten sie im Vortrag selbst nicht geklärt werden, haben Sie diese dann in der Flut der neuen Informationen und Eindrücke trotzdem griffbereit. So minimieren Sie die eigene Aufregung, bekommen Ihre Fragen beantwortet und können alle Vorträge voll auf sich wirken lassen.

1.2 Kontaktieren Sie Referenten

Eine weitere großartige Möglichkeit zur Vorbereitung auf den Kongress ist es, bereits im Vorfeld mit den Referenten in Kontakt zu treten.

Speaker beißen nicht
Keine Angst: Speaker beißen nicht.

Sobald das Programm vorliegt, können Sie die Sprecher auf Social Media Netzwerken ausfindig machen und Ihnen eine kurze Nachricht senden. Stellen Sie sich vor und erwähnen Sie den Kongress an dem Sie beide teilnehmen werden.

Halten Sie sich hierbei kurz: “Lieber Herr/Frau Referent/in, mein Name ist Max Mustermann, und ich freue mich auf Ihren Vortrag XY beim AB-Kongress.”

Hier geht es nicht darum bereits Ihren Pitch an den Mann zu bringen oder einen neuen besten Freund zu machen. Vielmehr bilden Sie hierdurch zunächst nur einen informellen Kontakt, an den sich der Referent am Tag des Kongresses wahrscheinlich erinnern wird.

2. Auf dem Kongress: So machen Sie das Meiste aus Ihrem Besuch

Der Besuch von Kongressen wie Vlow! bietet einige Vorteile. Sie lernen und gewinnen neue Erkenntnisse aus den Vorträgen und bekommen dabei die einmalige Gelegenheit, Ihr Netzwerk zu erweitern.

Mit unserer Checkliste bereiten Sie sich kinderleicht auf jeden Kongress vor:

Oft können neue Kunden und Auftraggeber bis zu Geschäftsbeziehungen zurückverfolgt werden, die Sie bei einem Kongress eingefädelt haben. Natürlich werden Sie auf einer Konferenz noch keine Deals abschließen oder Produkte verkaufen, aber Sie haben den Grundstein dafür in der Zukunft gelegt und Ihr professionelles Netzwerk erweitert.

Deshalb verbringen kluge Unternehmer einen großen Teil Ihrer Zeit auf einem Kongress damit, Kontakte zu knüpfen.

2.1 Die Flurgespräche

Der wertvollste Teil eines jeden Kongresses sind die Gespräche, die auf den Fluren zwischen den Vortragsräumen stattfinden. Hier spielt die Geschäftsbeziehungsmusik.

Vor allem als introvertierter Mensch sind Sie dazu verleitet, sich zwischen Vorträgen alleine in eine Ecke zu setzen, Notizen durchzulesen, Social Media Accounts zu prüfen, oder etwas zu essen und zu trinken.

Schlaue Unternehmer nutzen diese Zeit aber, um z.B. persönliche Treffen auszumachen und gemeinsame Abendessen zu organisieren. Sie sehen einen Kongress als Gelegenheit, Gleichgesinnte zu treffen – und das sollten Sie auch.

Ihr Ziel ist es dabei, einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Sie wollen Bekanntschaften anstoßen; das passiert nicht, wenn Sie darauf warten, dass sie zu Ihnen kommen.

Sprechen Sie mit Unbekannten. Stellen Sie sich Ihrem Nebensitzer vor. Beteiligen Sie sich an Konversationen in Ihrer Nähe. Stellen Sie Fragen, und zeigen Sie Ihre Interesse an den Themen, die Sie zu dieser Konferenz geführt haben.

Sie werden sehen, sobald der Dialog angestoßen ist, entwickelt er sich von selbst weiter.

2.2 So meistern Sie die Kurz-Konversation

Sie wollen auf einem Kongress mit so vielen Leuten Kontakte knüpfen wie möglich – in der wenigen Zeit, die Ihnen dafür zwischen den Vorträgen zur Verfügung steht.

D.h. Sie werden in vielen Fällen nur 1-2 Minuten Zeit haben um ins Gespräch zu kommen und dabei einen positiven, bleibenden Eindruck zu hinterlassen, aus dem möglicherweise ein Termin zu einem gemeinsamen Abendessen oder Feierabendbier nach dem Kongress hervorgeht.

Das ist nicht ganz einfach, aber durchaus machbar. Wir haben ein paar Hilfestellungen für Sie:

Sie suchen Kontakte, mit denen Sie Ihre Konversation oder Gemeinsamkeiten zu einem späteren Zeitpunkt erweitern können – nicht einen neuen besten Freund.

Identifizieren Sie den Wert dieses Gesprächs für Ihren Gesprächspartner; was gewinnt er daran, den Kontakt mit Ihnen zukünftig weiter auszubauen?

Stellen Sie Ihrem Gegenüber Fragen zu seinem Business, seinem Eindruck von der Konferenz, oder ob Sie ihm bei etwas behilflich sein können.
Versuchen Sie nicht, sich krampfhaft zu verkaufen sondern fokussieren Sie sich darauf eine Beziehung und Gemeinsamkeiten aufzubauen.

Tragen Sie immer Visitenkarten bei sich und verteilen Sie an die Leute, mit denen Sie in Kontakt bleiben wollen. Fragen Sie diese Leute auch nach ihrer eigenen Visitenkarte.

2.3 Die Spiegel-Technik

Eine hilfreiche Methode beim Netzwerken auf Konferenzen ist die Spiegeltechnik.

Das so genannte “Spiegeln” ist das meist unbewusste Anpassen an Ihren Gesprächspartner. Bewusst angewandt kann es dazu führen, dass Ihr Gegenüber sich im Gespräch mit Ihnen wohler fühlt.

Dafür versuchen Sie, seine Mimik, Gestik, Körpersprache und Art des Sprechens zu spiegeln:

  • Was ist der Tonfall seiner Stimme?
  • Wie laut spricht sie?
  • Wie sieht ihre Körpersprache aus?

Die Spiegeltechnik zeigt Ihrem Gesprächspartner unterbewusst, dass Sie auf ihn und seine Gefühslage eingehen, und suggeriert echtes Interesse. Dann lässt sich ihr Gegenüber gleich noch viel lieber auf ein Gespräch mit Ihnen ein.

2.4 So hören Sie richtig zu

Geben Sie Ihrem Gesprächspartner immer das Gefühl, dass Sie ihm zuhören.

Unterbrechen Sie ihn nicht. Stellen Sie Fragen, die Ihr interesse am Gesprächsthema zeigt. Sie wollen Ihr Gegenüber dazu ermuntern, mehr über sich selbst zu sprechen – das macht jeder gerne.

Sprechen Sie über die Interessen Ihres Gesprächspartners. Konzentrieren Sie sich auf seine Erfolge. Lachen Sie über seine Witze. Und merken Sie sich dessen Namen.

2.5 So merken Sie sich Namen

Viele Leute geben zu, dass Sie sich Namen nur schwer merken können. Hier haben wir ein paar Tipps für Sie, wie Sie sich Namen besser merken:

  • Wenn Ihr Gesprächspartner sich vorstellt, wiederholen Sie den Namen, z.B. so: “Schön Sie kennenzulernen, Frau Muster.”
  • Wiederholen Sie den Namen innerhalb der ersten paar Sekunden des Gesprächs.
  • Sprechen Sie Ihre Gegenüber noch ein paar Mal im Gespräch mit deren Namen an.
  • Beenden Sie das Gespräch auch nochmal mit dem Namen: “Hat mich gefreut, mit Ihnen zu sprechen, Herr Muster.”

So bilden Sie während des Gesprächs eine mentale Brücke zwischen Ihrem Gesprächspartner und dem Namen Ihres Gesprächspartners.

2.6 So klinken Sie sich professionell aus Gesprächen aus

Sie werden wahrscheinlich in die Situation kommen, ein Gespräch verlassen zu wollen; vielleicht um mit anderen Leuten zu sprechen, um etwas zu trinken oder essen zu kaufen, oder einfach doch mal eine kleine Pause zu machen.

Egal aus welchem Grund, am Besten beenden Sie das Gespräch mit einer Einladung den Kontakt weiter auszubauen, wie z.B.: “Es war schön Sie kennenzulernen. Ich würde dieses Gespräch gerne außerhalb des Kongresses weiterführen. Haben Sie eine Visitenkarte?”

2.7 Notieren Sie neu gewonnene Erkenntnisse aus den Vorträgen

Natürlich gehen Sie nicht nur auf einen Kongress, um ihr Netzwerk auszubauen. Sie wollen auch neue Erkenntnisse, Ansätze und Ideen aus den Vorträgen gewinnen, die Sie auf Ihr eigenes Unternehmen anwenden können.

Hören Sie in den Vorträgen aufmerksam zu und notieren Sie wichtige neue Erkenntnisse. Bringen Sie dafür ein Notizbuch oder Laptop, oder tippen Sie es in Ihr Telefon.

Versuchen Sie dabei nicht, jedes Wort des Referenten aufzuschreiben. Die Vorträge auf Kongressen werden oft aufgenommen und können später von den Teilnehmern eingesehen werden. Ihnen geht es vielmehr darum, die für Sie wichtigen Schlüsselerkenntnisse aus dem Vortrag festzuhalten – am Besten in Stichworten, um nichts zu verpassen.

3 Nach dem Kongress: So geht’s weiter

Sie haben auf dem Kongress neue Erkenntnisse gewonnen und Kontakte geknüpft – super!

Doch wie geht es jetzt weiter? Wie halten Sie die Kontakte aufrecht und bauen sie weiter aus? Was machen Sie mit den neu gewonnenen Erkenntnissen?

3.1 So bauen Sie Kontakte nach dem Kongress weiter aus

Warten Sie nach dem Kongress nicht darauf, dass die Teilnehmer mit denen Sie gesprochen und Visitenkarten ausgetauscht haben sich bei Ihnen melden. Das passiert möglicherweise nie.

Senden Sie den Leuten mit denen Sie in Kontakt bleiben möchten am Besten schnellstmöglich eine Email. Erinnern Sie daran, wer Sie sind und an Ihr gemeinsames Versprechen in Kontakt zu bleiben und das Thema XY weiter zu besprechen.

Wenn Sie beim Kongress keine Gelegenheit hatten mit den Referenten zu sprechen, senden Sie diesen trotzdem eine kurze Nachricht als Dankeschön für den gelungenen Vortrag. Die Referenten werden solches Feedback sehr schätzen – und vielleicht klappt es ja bei der nächsten Konferenz mit dem Gespräch.

3.2 So wenden Sie neu gewonnene Erkenntnisse an

Studieren Sie Ihre Notizen, die Sie während den Vorträgen gemacht haben. Welche der neu gewonnenen Erkenntnisse können Sie zukünftig für sich und Ihr Unternehmen anwenden? Wie setzen Sie diese in der Realität um

Am Besten erstellen Sie schnellstmöglich nach der Konferenz einen Plan zur Integration und Umsetzung des auf dem Kongress Gelernten. Je länger Sie sich damit Zeit lassen, desto unschärfer werden die Erkenntnisse, und desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass Sie diese für Ihr Unternehmen umsetzen.

Profitipp: Blocken Sie sich schon weit vor der Konferenz Zeit in Ihrem Kalender unmittelbar nach der Vlow!, um Gelerntes umzusetzen.

Mit unserer Checkliste bereiten Sie sich kinderleicht auf jeden Kongress vor:

Lassen auch Sie sich von den Vorträgen der Vlow! inspirieren und nutzen Sie dabei gleichzeitig die Gelegenheit, Ihr Netzwerk zu erweitern – hier gehts zur Anmeldung. Wir freuen uns auf Sie!

Autor: Franz Sauerstein

Franz Sauerstein schreibt für die Vlow! 2016 über Themen für Grafikdesigner und Architektinnen, Szenografen, Fotografinnen, Audio/Video-Gestalter und Führungskräfte aus den Bereichen Branding, Marketing und Werbung. Er selbst ist Berater, Moderator und Trainer und hilft mittelständischen Unternehmen online dramatisch mehr Umsatz zu generieren.

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