Vom Überschlag zum Budget – So planen Sie Kosten einfach, vollständig und richtig mit Christine Kappei

Chirstine Kappei

Christine Kappei ist eine der Budget – Expertinnen im Bereich Szenografie und Ausstellungsgestaltung im deutschsprachigen Raum. Sie war Projektleiterin bei HG Merz in Stuttgart, ist Professorin für Bauorganisation und Internationales Projektmanagement an der HFT-Stuttgart und führt ein eigenes Büro für Baukostenplanung und Projektmanagement für Museen.

Im Interview mit dem Vlow! Magazin gibt Christine Kappei Einblicke in die richtige Budgetplanung und verrät,  was Teilnehmer der Vlow! 2016 von Ihrem Programmpunkt erwarten können.

Franz Sauerstein, Vlow! Magazin: Frau Kappei, richtige Kostenplanung ist für Kreative unglaublich wichtig. Wenn man sich stark verschätzt, verletzt es den Kunden oder sich selbst. Aber trotzdem wird dieser Aspekt der Arbeit in der Kreativenbranche – sei es bei Designern, Ausstellungsgestaltern, Architekten oder Art Directors – oft stiefmütterlich behandelt. Warum sollte das nicht so sein? Und gibt es Unterschiede in den Branchen?

Christine Kappei: Wenn ich am Anfang weiß, wie viel Geld ich zur Verfügung habe, dann gehe ich natürlich auch ganz anders an die Planung eines Projektes heran. Man kann eine Aufstellung für fast jedes Budget machen, denn man kann die einzelnen Kostentreiber sehr gut steuern.

Wie stark soll der Medieneinsatz sein?

Wie viel Exponate stelle ich aus?

Beim Hochbau zum Beispiel ist das anders und weniger bequem: Durch die Vorgaben von gewissen Räumen oder Wänden sind die Kosten weniger stark steuerbar.

Aber wenn ich nicht weiß, wie hoch mein Budget ist, wie viel ich wirklich zur Verfügung habe, dann kann ich die Kosten natürlich auch am Anfang nicht steuern. Dann fange ich an etwas zu entwickeln. Sehe ich dann am Schluss, oh Gott, das wird zu teuer – dann mache ich die ganze Arbeit nochmal.

Deshalb ist das Budget so wichtig – und dass man das am Anfang realistisch klärt. Dass beide Seiten wissen, was auf Sie zukommt. Und damit der Planer von Anfang an weiß, in welchem Rahmen er sich da bewegen kann.

Franz Sauerstein: Budgets herausfinden ist ja oft und gerne ein Taktieren von beiden Seiten. Der Kunde wird gerne defensiv, wenn er vom Kreativen gefragt wird, wie hoch denn das Budget sei. Er möchte das meistens nicht preisgeben, weil er fürchtet, dass der Kreative dieses Budget dann einfach voll ausreizt und seine Preise danach richtet.

Währenddessen muss der Kreative auf der anderen Seite natürlich wissen in welchem Kostenrahmen man sich bewegen kann und ob Kunde und Kreativdienstleister überhaupt zusammenfinden können. Wie gehen Sie in diesem Dilemma vor?

„Ich halte nichts von Taktieren“

Christine Kappei: Ich halte eigentlich nichts von diesem Taktieren. Ein Auftraggeber sollte sich im Klaren sein, was er investieren möchte.

Natürlich ist leider oft so, dass der Kunde denkt, man dürfe nur eine Zahl nennen. Man kann auch einen Budgetbereich nennen – und der Auftragnehmer sollte das auch ansprechen und erklären.

Aber als Auftraggeber muss ich einen Rahmen abstecken. Wenn ich sage, das Feld sei völlig offen, dann muss ich zumindest in Form von Standards oder Beispielen zeigen, was ich mir vorstelle. Ob ich eher im unteren Bereich etwas haben will, oder ob ich das teuerste Museum der Welt bauen will.

Anders kann ich nicht von meinem Planer erwarten, dass er durch Zufall genau da landet, wie ich mir das vorgestellt habe. Das kann nicht funktionieren.

Der Auftraggeber muss sich aber nicht komplett in die Karten gucken lassen. Denn das Budget ist ja nicht im Gesamten für den Ausstellungsgestalter:

Schreibe ich meine Texte selber oder möchte ich das auch vom Ausstellungsgestalter haben?

Wie viel arbeite ich zu?

Wie viel Exponaterfassung habe ich schon gemacht?

Oder schlummert das alles im Keller und will erst mal entdeckt werden?

Das sind alles Fragen, die man einfach am Anfang klären muss. Denn das Problem ist oft, dass bevor der Auftraggeber den ersten Satz, was er überhaupt haben will, zu Ende gesprochen hat, sofort fragt, was es kostet.

Das kann man so gar nicht sagen. Man muss erst ein Stück weit, ein bisschen miteinander reden, damit man auch erste Zahlen nennen kann.

Das geht nicht anders. Man braucht ein paar Schnittstellen. Man braucht einen Rahmen, Vorstellungen, Standards, bevor man da etwas sagen kann. Aber den Ausstellungsgestalter erstmal machen lassen, ihn einen Entwurf abgeben lassen und dann über das Budget zu sprechen, halte ich für keine gute Taktik.

Franz Sauerstein: Okay, wenn ich Sie richtig verstehe, dann empfehlen Sie, dass Auftragnehmer und Auftraggeber die Budgetplanung sozusagen zusammen machen. Also in Form von einem Workshop oder Ähnlichem?

Christine Kappei: Ja.

Franz Sauerstein: Wie kann so was aussehen? Wie kann man so was vorschlagen? Und meistens sind diese Workshops ja bezahlt. Wie verkauft man das dem Auftraggeber?

Christine Kappei: Das ist die Frage, ob der erste Workshop, wo man sich ja auch kennen lernt, ob der jetzt zwingend bezahlt ist. Und wenn ja, wie hoch. Da können ja vielleicht auch beide Seiten sich aufeinander zubewegen.

Für den Auftrags-, oder für den Ausstellungsgestalter ist das natürlich auch eine Form der Akquisition, sich kennen lernen zu können und zu gucken, ob man zueinander passt. Vielleicht ja auch nicht für dieses Projekt, sondern für ein anderes.

Eine gewisse Vorstellung muss der Auftraggeber haben. Aber man muss sich zusammenzusetzen, denn ich muss ja erst mal wissen, was der Auftraggeber sich vorstellt – egal ob das eine Ausstellung ist, ein Haus oder ein Markenauftritt.

Die Planung ist umso besser, je mehr der Auftraggeber auch weiß was er will. Das häufigste Problem ist, dass der Auftraggeber nicht weiß, was er will. Und wir haben ja zwei sehr unterschiedliche Auftraggeber.

Es gibt die erfahrenen Auftraggeber, die alle Naselang eine Ausstellung machen. In Museen, staatliche Institutionen, oder auch Gewerbliche, die regelmäßig wiederkehrend Ausstellungen machen, die Profis sind. Die wissen auch was sie wollen. Die können auch sehr klar sagen, was sie wollen.

Problem sind Laien, wenn sie das erste Mal für eine Firma irgendwie jetzt eine Ausstellung machen sollen. Und da kommt man ohne Workshop gar nicht aus. Das kann nicht funktionieren.

Wenn ich natürlich einen Auftraggeber habe, der sehr erfahren ist, der sagt, das und das brauche ich… Der weiß dann aber auch, wie viel er dafür ausgeben will.

Franz Sauerstein: Das ist sehr spannend. Wie sollten Designer, Architekten, Fotographen – an sich Auftragnehmer in der Kreativbranche – vorgehen, um zu einem für beide Seiten guten Budget zu kommen. Haben Sie einen konkreten Ratschlag?

Christine Kappei: Zum einen hat das Budget mit dem Geld zu tun, was ich schlichtweg zur Verfügung habe. Das kommt aus der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens. Da habe ich eine gewisse Bandbreite – ich will etwas Großes oder ich möchte was Kleines.

Kunde auf Auftragnehmer müssen gemeinsam entdecken

Als nächstes sollten sich Ausstellungsgestalter und Aussteller zusammen tun und sich Sachen anzugucken. Viel, viel anzugucken.

Der Gestalter, kann ja einfach den Kunden mal aufzeigen, was es überhaupt für verschiedene Typen gibt. Zum Beispiel,  dass es bei Ausstellungen mehr als die Option „Science Center“ gibt, welches nahezu ohne Exponate funktioniert, da es sehr medial ist. Oder man zeichnet den Gegenentwurf: Eine ausschließlich Exponat gesteuerte Ausstellung. Ob die sehr medienlastig ist, oder ob die eher über Graphik funktioniert, kann man auch beleuchten.

Das hat ganz viel zu tun mit der Zielgruppe, die ich ansprechen möchte. Der Gestalter muss dem Kunden aufzuzeigen, was für verschiedene Möglichkeiten es gibt.

Man sollte es dem Kunden auch leicht machen und grob einordnen, wie die Kostenrahmen sich unterschieden: Ein Science Center ist zum Beispiel eher der obere, teurere Bereich. Wenn Sie weniger Geld haben, dann macht das wenig Sinn, in so eine Richtung zu gehen.

Es kommt natürlich auch ganz stark darauf an, was der Kunde denn hat. Es gibt Kunden, die haben ganz viele Exponate. Man kann sich kaum retten davor. Und die sind auch toll. Das muss man dann für die Budgetplanung herausfinden und berücksichtigen.

Es gibt aber auch Kunden, die haben fast überhaupt keine Exponate. Da muss man selber die Exponate quasi erfinden, in Form von Filmen und Darstellungen und erst mal.

Ich kann natürlich als Kunde sagen, ich finde das Mercedes Museum ganz toll, aber ich habe gar keine Autos. Ich stelle eine Software her. Dann werde ich natürlich nie so ein Museum hinkriegen. Das muss man irgendwie übereinander bringen. Und dann ist es wichtig dem Kunden zu zeigen, was gibt es denn für Möglichkeiten, für Ausstellungen vielleicht auch ohne Exponate und solche Dinge.

Es ist alles möglich.

Nach dem Erkunden und Entdecken muss der Auftraggeber sagen: „Okay, das hier ist etwas was mir gefällt.“

Mit dieser Vorstellung kann man dann auch herausfinden, was das jetzt gekostet hat. Von dort aus kann man dann weiter zusammen entwickeln.

Der Auftraggeber muss ja oftmals auch erst mal eine Vorstellung gewinnen, was es überhaupt für Möglichkeiten gibt. Ausstellungen können so unterschiedlich sein. Das ist ein weites Feld, die Zusammenarbeit ist deswegen wichtig. Das ist für den Anfänger, der zum ersten Mal eine Ausstellung macht, für den Frischling halt, wirklich schwierig sonst.

Franz Sauerstein: Wo könnte man sich als Anfänger solches Wissen aneignen?

Christine Kappei: Viele Ausstellungen angucken. Sich damit beschäftigen. Das man jetzt irgendwo ein Portal hat, wo man jetzt sagt, oh da finde ich alles.

Natürlich gibt es Zeitschriften zu Ausstellungsgestaltungen – sogar eine ganze Menge. Aber einen Königsweg gibt es nicht.

Franz Sauerstein: Okay. Sie werden über dieses Thema, wie man zum richtigen Budget kommt, auf der Vlow! 2016 in Bregenz am 28. Oktober einen Workshop halten. Was dürfen die Teilnehmer da erwarten?

Christine Kappei: Jeder versucht irgendwie aus seinen eigenen Erfahrungswerten ein Budget zu erstellen. Eines, mit dem er dann sagen kann: „Okay ich glaube dafür kann man das machen.“

Ich habe überlegt – ich mache ja auch viel im Bereich der Baukostenplanung – wie man das System, was man im Bereich der Baukosten hat, auch auf die Ausstellungen ausweiten oder übertragen kann?

Bei Baukosten funktioniert es so, dass es Datenbanken gibt, die Referenzprojekte zeigen. Und das sind dann eben auch Projekte von Kollegen und nicht nur meine eigenen. Denn wenn ich noch nie ein Science Center gemacht habe, wo soll ich denn eine Zahl dafür herbekommen?

Kosten planen kann man nur mit Erfahrung – oder mit dieser Datenbank

Weil jetzt kann ich eigentlich immer nur Kosten zu Dingen machen, wo ich auch gewisse eigene Erfahrungen habe. Aber wenn man diese Daten austauschen könnte, zwischen den Kollegen, in Form von Datenbanken, dann wäre es sehr viel einfacher.

Kostenplanung funktioniert immer über gewisse Kennwerte. Beim Bauen funktioniert es so: Der Typ Gebäude kostet ungefähr so und so viel auf einen Quadratmeter Bruttogrundrissfläche.

Jetzt kann ich genauso sagen, der Typ Ausstellung kostet so und so viel auf einen Quadratmeter Ausstellungsfläche – wenn ich denn diese Daten sammle.

Es gibt eine Norm, die DIN 276, die diese Strukturierung von Kosten für Gebäude genau regelt. Und für diese DIN habe ich eine Ergänzung geschrieben. Ich bin auch im Normungsausschuss dieser DIN. Ist eine der wichtigsten DIN-Normen für das Bauen.

Und Ausstellungen machen betrachte ich gerne als eine Unterdisziplin vom Bauen. Natürlich ist es nicht nur bauen. Es hat viele andere Aspekte. Man muss es einfach erweitern, das Feld.

Von einer abgerechneten Ausstellung kann ich dann schon sagen so und so viel war lose Möblierung.

So und so viel waren Beläge an Wänden und Decken.

So und so viel waren Medien, waren Grafik und so und so viel waren Filmproduktion und so weiter.

Und wenn ich das in gewisse Kategorien einbinde, kann ich Kosten pro Quadratmeter Ausstellungsfläche darüber generieren. Und wenn ich diese abgerechnete Projekte sammle, in einer Datenbank und diese mit allen teile, dann haben wir einfach sehr viel einfachere Möglichkeiten, Kostenpläne für zukünftige Ausstellungen zu generieren.

Dann können wir nämlich auch sagen: Die Medien möchte ich so ähnlich machen wie diese Ausstellung, aber baulich ist es eher ähnlich wie jene Ausstellung. Und dann kann ich mir verschiedene Bausteine zusammensuchen, die Kostenkennwerte addieren und komme relativ schnell zu sehr verlässlichen Kosten.

Franz Sauerstein: Das ist ja genial!

Christine Kappei: Dieses System werde ich gerne auf der Vlow! vorstellen. Und wie man einfach seine eigenen Daten besser nutzt. Das man besser weiß, wie man sie strukturieren kann und wie man dann, daraus auch möglichst schnell, erste Zahlen generieren kann.

Franz Sauerstein: Das ist ja eine ganz schön praktische Sache und eine großartige Idee. Ist diese Datenbank schon veröffentlicht?

Christine Kappei: Wir sind auch schon relativ weit mit unserer Datenbank. Was uns im Moment noch fehlt, ist die Bereitschaft Projekte auch einzustellen. Da könnten wir gerne noch ein paar mehr Projekte gebrauchen. Wer sein Projekt einstellen möchte, kann gerne mit mir Kontakt aufnehmen.

Wir haben die ganze Struktur aufgesetzt. Wir haben mit BKI, das ist das Baukosteninformationszentrum der Architektenkammer, einen sehr leistungsstrakten Partner gefunden, die bereit sind das zu dokumentieren und aufzubereiten. Das einzige was uns fehlt, sind Ausstellungsgestalter – aber natürlich auch die Bauherren, die auch ihr Einverständnis geben müssen.

Der Arbeitsaufwand ist überschaubar. Man bekommt sogar eine Aufwandsentschädigung dafür, dass man daran teilnimmt. Und alle profitieren davon, dass die Daten zur Verfügung stehen.

Franz Sauerstein: Dann ist die Vlow!  2016 ja der perfekte Ort, um diese Ausstellungsgestalter und Bauherren kennenzulernen.

Christine Kappei: Genau. Wir machen das auch zusätzlich über den Verband der Ausstellungsgestalter (VerA). Es gibt damit schon eine ganze Menge Kontakte.

Aber solange so etwas noch nicht etabliert ist, hat jeder ein bisschen Angst davor. Und hat Angst davor seine Projekte einzustellen –  mit diesen Kosten ist es ja doch immer ein bisschen was intimes.

Und alle haben diese Angst! Das war am Anfang bei den Gebäuden auch so. Heute ist das so normal, dass es diese Datenbank gibt. Und jeder nutzt sie.

Dieses Selbstverständnis muss man erst mal schaffen. Und ich hoffe, dass wir auch über die Vlow! einen größeren Verteiler finden. Vielleicht auch schon hier über dieses Interview.

Es dürfen auch Projekte sein, die schon gar nicht mehr zu sehen sind, aber dokumentiert sind. Wo es Fotos gibt. Die uns aber trotzdem noch helfen können, zu sagen, so viel hat diese Ausstellung gekostet und das können wir teilen. Das können wir einfach dokumentieren und für andere zugänglich machen.

Franz Sauerstein: Vielen Dank für das Interview.

Autor: Franz Sauerstein

Franz Sauerstein schreibt für die Vlow! 2016 über Themen für Grafikdesigner und Architektinnen, Szenografen, Fotografinnen, Audio/Video-Gestalter und Führungskräfte aus den Bereichen Branding, Marketing und Werbung. Er selbst ist Berater, Moderator und Trainer und hilft mittelständischen Unternehmen online dramatisch mehr Umsatz zu generieren.

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